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Manual para Expositores

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Nosso Manual Online para Expositores lhe permitirá administrar rápida e eficientemente os formulários que os expositores devem completar para participar de um evento, sejam estes obrigatórios ou não. Uma interface simples, mas completa, que inclui nossa solução de pagamentos online mediante cartão de crédito. Assim, você como organizador, terá controle total sobre os pedidos que o expositor realiza, tratando-se de serviços próprios e de terceiros gerando informação em tempo real, a qual poderá ser usada pela direção técnica, área operacional ou bem a intendência do evento.

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  • + de 30.000 formulários recebidos por ano

  • 15 anos de experiência en logística e operações para eventos 

  • Orientados pela Satisfação do Cliente

  • Integramos a solução online com serviços no local da realização do evento





    Nosso Serviço de Manual Online passo a passo

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1. Briefing de Necessidades do Organizador

Trabalhamos em conjunto com o organizador para definir quais das funcionalidades disponíveis serão usadas para o evento. Isto inclui como se importarão os dados dos expositores, a administração dos mesmos e que formulários serão disponibilizados online.

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INTERNET

2. Setup do sistema 

 Em linhas gerais o sistema divide-se:

  • interface do administrador para o organizador, 
  • interface do administrador para fornecedores parceiros,
  • interface para o expositor.

 

Aqui o organizador poderá:

  • Adaptar textos nas seções do manual online
  • Upload de normas ou regras específicas do evento
  • Formas de Pagamento
  • Definir usuários por área da empresa
  • Colocar os setores/áreas/categorias da indústria do evento.

 

O sistema é multilíngüe. Desenvolvido em Espanhol, Inglês e Português.

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3. Datas Limite e Quantidades associadas

Neste passo o organizador deverá:

  • Definir datas limite para envio de formulários obrigatórios
  • O valor de dos serviços relacionados à data
  • As quantidades máximas que pode solicitar de um determinado serviço em relação aos m2 adquiridos no evento (quantidade de credenciais)

 

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4. Criação de produtos e formulários

Com base nas definições feitas para cada serviço, procederemos à criação de formulários usando os padrões do sistema e a regra de cobrança e envio da cada um deles.

Dividimos os formulários em Obrigatórios e Opcionais, que podem ser administrados pela entidade organizadora e seus fornecedores.

Exemplos de Formulários:

  • Solicitação de eletricidade
  • Abastecimento de água e de drenagem
  • Extintor de Incêndio
  • Dados para o catálogo
  • Convites, Posters, imprensa
  • Credenciais de Expositor
  • Credenciais de Montagem e Desmontagem
  • Credenciais de Serviço de stand
  • Segurança Pessoal
  • Serviço de Limpeza Stand
  • Móveis adicionais
  • Internet e telefone
  • Coletor de Dados ou Scanner de prospectos
  • Promotor ou Tradutor 
  • Alimentação ou tickets para pessoal de stand
  • Tickets de Estacionamento
  • Equipamento Audiovisual e Informático
  • Seguro para o stand e ART para o pessoal
  • Decoração floral
  • Reserva de Hotel
  • etc
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5. Meios e Processamento de Pagamento

Visa, Master, Amex, Boleto Bancário (Brasil), Cheque, Paypal. O cliente elege o meio que usará para pagar seu pedido.

O sistema deriva ao cliente algum de nossos sistemas de processamento de pagamento, seja nacional ou internacional, requerendo os dados do cartão num ambiente de alta segurança, cumprindo com as normas de PCI Compliance.

O sistema retorna para o cliente o status da transação, se aprovado, reprovado ou a aguardar confirmação.

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6. Confirmação do Pedido

O cliente ao completar todos os passos chega a uma página de confirmação com seu número de registro e com código de barras em caso de ser necessário.

No caso em que o pagamento é confirmado, o usuário receberá a mensagem em seu e-mail. Vamos enviar lembretes a cada 15 dias em relação a sua situação.

O código de barras a aplicar no sistema aplica-se em função das necessidades do evento e do provedor de emissão de credenciais que usem no centro de exposições.

Também existem opções adicionais para confirmações personalizadas.

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7. Administração de Formulários

O organizador terá uma visão online dos formulários enviados, pagamentos realizados e pendentes, como assim toda a informação estatística gerada.

A área administrativa da empresa poderá atribuir pagamentos realizados no circuito bancário àqueles pedidos realizados pelos clientes e gerar automaticamente confirmações online. Isto lhe permitirá conhecer qual é a faturação da cada formulário ou serviço.

O expositor poderá ver quais pedidos já realizou e quais tem pendentes em cada momento que acessa o sistema.

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8. Sistema de Relatórios Online

A cada usuário, seja organizador, fornecedor ou expositor terá acesso a relatórios personalizados dependendo o nível de acesso outorgado.

Os fornecedores podem baixar e executar ordens de serviços relacionados

Informação está disponível online, sendo o complemento perfeito para o foco dos expositores.

 

Consulte nosso formato de serviço, veja algum de nossos trabalhos realizados ou contate-nos e lhe explicaremos em detalhe como seu Manual Online pode o ajudar a incrementar a satisfação de seus clientes.

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